绝大多数CIO们都认为，企业信息化需要让组织全体员工包括领导都真正参与进来，尤其是日常办公中必不可少的协同OA办公系统。但大部分组织内部人员年龄跨度较大，每一代人对操控性的概念和需求都不同，比如60后的领导对电脑操作不熟练，70后喜欢用键盘，而80、90后喜欢用触摸屏操作，众口难调，这就给OA办公系统的易用性带来了很高的要求。

对CIO们来说，操作复杂异常的OA办公系统也意味着更高的培训成本。如果OA办公系统的易用性较差，就要对使用者进行集体培训。而这个培训成本无疑是比较高的，包含时间成本、财务成本、人工成本、硬件成本等等，每延误一天的时间，消耗的成本都是十分高昂的。而易用性不高的系统仅教会企业决策者一方熟悉掌握就需要花费很长一段时间，更不要说让企业全体上下熟练运用。很多企业就因为系统操作太复杂无法全员化使用而最终放弃。

既然OA办公系统的易用性如此重要，那么什么是OA系统的易用性，怎么科学评价OA易用性？这是需要深度思考的问题。有CIO说，易用性就是客观的评价用户流畅使用OA软件所付出的努力程度。如果用户能很容易熟练操作OA系统，则说明该软件的易用性较高，反之易用性较低。

对此，也有国内的OA厂商表示赞同，并进一步补充，如华天动力就表示：OA办公系统易用性是先进复杂的技术平台和“用户导向模式”支撑下的灵活易用。只有在真正满足了用户功能需求的基础上，才能追求不断完美的用户体验需求，才能实现真正的易用性。而良好的易用性设计可以让OA系统顺畅的融入企业。

以华天动力OA为例，为了降低操作的复杂，华天动力OA的界面设计颇费了一番功夫，使用类似Windows窗口的设计视图，通用性强，友好、直观；功能菜单词义精准，无歧义，容易理解，所见即所得；而且，用户还可以利用系统自定义，功能摆放符合用户的习惯，常用功能、快捷操作和重要信息放在首页明显位置，用户能快速的找到所需要的功能；用户可自定义桌面，将自己常用的功能放在显要位置。

此外，华天动力还采用模板化设计，界面风格完全一致，相似功能如消息、文件、新闻、通知、公告等操作一通百通；而且系统操作统一，各项功能中涉及到的附件上传、人员选择、提醒设置、流程设置等操作方式完全统一；系统内各控件的使用也完全一致，如文本输入区控件、日期控件、office控件、表单控件完全一致；相关操作可以一通百通。

一些功能细节的处理也彰显华天动力OA易用性的独到之处：在重要的输入框、较难的操作和审批流程界面有在线提醒信息帮助；在部分输入框具有默认设置，无需设置即可直接使用。华天动力OA还支持类似QQ的即时通讯软件，沟通更便捷，无需频繁的登录WEB版系统，也可以完成收发文件、消息等常用工作；批表单时，华天动力OA还可以自动插入签名、签章，无需手工插入，等等。

如今，OA办公系统整体的功能在不断的延伸，但CIO们对它的易用性要求仍在不断提升。事实上，CIO们渴望的是安装和操作更趋简单化和傻瓜化的OA办公系统。对于OA办公系统厂商来说，则需要在产品研发时，将复杂留给自己，将灵活、易用、实用留给用户，为用户提供一个具体操作“零手册”，充分实现“所见即所得，所想即所见”的软件，才能彻底屡获CIO们的芳心。

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